Tenggarong – Arsip merupakan rekaman berbagai aktivitas dan peristiwa dalam beragam bentuk dan media, yang terus berkembang seiring kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Arsip tersebut dihasilkan dan diterima oleh lembaga negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, hingga perorangan sebagai bagian dari dinamika kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Asisten I Pemkab Kutai Kartanegara (Kukar), Akhmad Taufik Hidayat, menekankan pentingnya pengelolaan arsip secara baik dan tertib agar mampu memberikan gambaran menyeluruh tentang penyelenggaraan kearsipan. Pengelolaan arsip yang berkualitas secara berkelanjutan mencerminkan akuntabilitas pengelolaan kearsipan di daerah, ditandai dengan ketersediaan arsip yang autentik, utuh, dan terpercaya. Oleh karena itu, perangkat daerah yang belum optimal dalam pengelolaan arsip diharapkan dapat meningkatkan kinerjanya pada tahun 2025, sesuai dengan aturan kearsipan yang berlaku. Hal ini disampaikannya saat membuka Workshop dan Entry Meeting Pengawasan Kearsipan Internal Tahun 2025 bertema “Kearsipan yang Berkelanjutan untuk Masa Depan yang Terbaik” di Hotel Grand Fatma Tenggarong.
Lebih lanjut, Akhmad Taufik menyampaikan bahwa berdasarkan Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Permenpan-RB) Nomor 14 Tahun 2014 tentang Pedoman Evaluasi Reformasi Birokrasi Instansi Pemerintah, hasil pengawasan kearsipan menjadi salah satu komponen dalam penilaian reformasi birokrasi. Selain itu, pengawasan kearsipan juga diatur dalam Peraturan ANRI Nomor 6 Tahun 2019. Melalui audit dan pengawasan tersebut, diharapkan tercipta budaya tertib arsip yang berkelanjutan, serta mendorong pencipta arsip dan lembaga kearsipan untuk menjalankan tugasnya sesuai prinsip, standar, dan ketentuan hukum yang berlaku. Dengan demikian, akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dapat terwujud sekaligus menjaga memori kolektif bangsa.
Dalam kesempatan itu, Akhmad Taufik juga mengapresiasi kinerja para pihak terkait, sehingga Pemkab Kukar berhasil meraih penghargaan bidang kearsipan dari Arsip Nasional Indonesia (ANRI) dan Gubernur Kalimantan Timur pada tahun 2023 dan 2024.
Kepala Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kukar, Hj Aji Lina Rodiah, menambahkan bahwa pengawasan kearsipan internal mencakup beberapa aspek, seperti proses penciptaan arsip, pemanfaatan dan pemeliharaan, penyusutan arsip, sumber daya manusia bidang kearsipan, serta sarana dan prasarana pendukung. Setiap perangkat daerah diminta menyiapkan bukti fisik dari Unit Kearsipan (Sekretariat) dan dua Unit Pengolah (Bidang) sesuai dengan formulir ASKI. Tahun 2025, audit akan difokuskan pada Bidang Pengembangan Sumber Daya Manusia serta Bidang Pengadaan, Pemberhentian, Informasi, dan Penilaian Kinerja Aparatur.
Tujuan utama pengawasan kearsipan ini adalah memastikan pengelolaan arsip berjalan optimal dan sesuai kaidah, prinsip, standar, serta regulasi yang berlaku, sehingga budaya tertib arsip dapat terus dilestarikan.
Lina juga menyampaikan sejumlah prestasi yang telah diraih Diarpus Kukar, di antaranya meraih peringkat pertama dalam penyelenggaraan kearsipan tingkat kabupaten/kota se-Kalimantan Timur tahun 2023. Di tahun 2024, Diarpus Kukar memperoleh penghargaan dari ANRI dengan predikat memuaskan di tingkat Provinsi Kaltim. Hasil pengawasan internal tahun 2023 mencatat bahwa dua Organisasi Perangkat Daerah (OPD) meraih predikat memuaskan, sementara di tahun 2024 jumlahnya meningkat menjadi 17 OPD.
Workshop dan Entry Meeting tahun 2025 ini diikuti oleh 120 peserta dari seluruh perangkat daerah serta Unit Pengolah Pencipta Arsip (UPPA) yang hadir secara daring. Acara ini juga dirangkaikan dengan pemberian penghargaan kepada perangkat daerah dengan kinerja pengelolaan arsip terbaik serta penyerahan arsip statis non-pemerintah Kabupaten Kukar. Beberapa OPD yang mendapatkan predikat Memuaskan antara lain Diarpus Kukar, Bapenda, Dishub, Bakesbangpol, BPKAD, RSUD AM Parikesit, DPMPTSP, DPMD, Dinsos, Diskominfo, Sekwan DPRD, Inspektorat, BKPSDM, Disperkim, dan Dispora. Sementara itu, Kecamatan Muara Badak, Kecamatan Tenggarong, dan Kecamatan Marangkayu mendapat predikat Sangat Baik dalam pengelolaan arsip. (Adv)
